Warum du ohne Prioritäten untergehst – und wie du endlich Herrin deiner To-Do-Liste wirst

Mal ehrlich: Wie oft hetzt du durch den Tag, erledigst hier was, springst da auf eine neue Aufgabe – und abends fragst du dich, was du eigentlich den ganzen Tag gemacht hast?

Wenn du dir jetzt denkst: "Jap, hört sich nach mir an.", dann kann ich dir versichern, dass du damit nicht alleine bist.

Direkt mal einen Fun Fact an dieser Stelle:

Du setzt immer Prioritäten. Ob bewusst oder unbewusst. Zweiteres ist aber eher die Regel, als die Ausnahme (leider).

📱 Du scrollst durch Instagram statt den Blogartikel fertigzuschreiben?

➡️ Priorität gesetzt.

🍝 Du kochst frische Lasagne statt dir eine Tiefkühlpizza in den Ofen zu schieben?

➡️ Priorität gesetzt.

🔁 Du arbeitest deine To-do-Liste stur von oben nach unten ab – ohne zu hinterfragen, was davon eigentlich wirklich wichtig ist?

➡️ Jep, auch das ist eine Priorität. Nur eben eine unbewusste.

Verstehst du was ich meine. Erkennst du wo das Problem liegt?

Solange du deine Prioritäten nicht aktiv setzt, übernimmt das Chaos – und alles scheint gleich wichtig zu sein. 578.956 Dinge fordern gleichzeitig deine Aufmerksamkeit. Kein Wunder, dass du dich ständig überfordert fühlst und der Stresspegel steigt.

Lass mich dich mit weiteren Punkten überzeugen, dass du ab sofort bewusst Priorisieren solltest:

👉 Du reduzierst Stress, weil du Klarheit hast, was wirklich wichtig ist.

👉 Du weißt, wohin du willst – und was du tun musst, um dort anzukommen.

👉 Du arbeitest produktiver, weil du deine Zeit gezielt einsetzt.

👉 Du vermeidest Prokrastination, weil du deinem Fokus klare Grenzen gibst.

👉 Du übernimmst Verantwortung für dein Leben – statt dich treiben zu lassen.

Wenn du immer noch nicht überzeugt bist, dann MUSST du mir unbedingt deine Beweggründe mitteilen, die würden mich nämlich wahrhaftig sehr interessieren und ich hätte vielleicht noch eine Chance dich vom Gegenteil zu überzeugen😉.

Meine Lieblingsmethode: Die Eisenhower-Matrix

Ich liebe diese Methode, weil sie so simpel und gleichzeitig so verdammt wirksam ist. 🧠✨Sobald du sie einmal verinnerlicht hast, willst du nie wieder ohne arbeiten. - Versprochen.

Was sie so besonders macht:

✅ Sie zwingt dich, klar zu entscheiden.

✅ Sie hilft dir, langfristige Ziele mit zu bedenken – nicht nur die hektische Woche.

✅ Sie zeigt dir auf einen Blick, wo deine Zeit versickert.

So funktioniert’s – ganz einfach erklärt:

Die Methode basiert auf zwei Fragen:

1️⃣ Ist die Aufgabe wichtig?

2️⃣ Ist die Aufgabe dringend?

Je nachdem, wie du diese Fragen beantwortest, landet die Aufgabe in einem der vier Quadranten:

🟥 Quadrant A – Wichtig & Dringend→ Sofort erledigen!

Krisen, Deadlines, brennende Probleme. Max. 15% deiner Zeit sollten hier landen.

🟩 Quadrant B – Wichtig, aber nicht dringend→ Planen und regelmäßig bearbeiten.

Hier entstehen deine Ziele, dein persönliches Wachstum, deine Grundbedürfnisse.Hier willst du 65% deiner Zeit verbringen. Ja, wirklich!

🟨 Quadrant C – Dringend, aber nicht wichtig→ Delegieren, automatisieren oder stark vereinfachen.

Klassische Zeitfresser: Anrufe, E-Mails, Aufgaben, die jemand tun muss – aber nicht du.

🟦 Quadrant D – Weder wichtig noch dringend→ Weg damit.

Netflix-Bingeing, exzessives Scrollen, unnützes Klein-Klein.ABER: Dieser Quadrant hat einen Zweck – dazu gleich mehr.

Wie sollte es nun aber auch anders sein, auch hier gibt es den ein oder anderen Stolperstein. Leider führen diese Stolpersteine sehr schnell dazu diese Methode für ungeeignet abzustempeln und sie dann zu vergessen.

Ich bin aber selbst und auch aus der Kundenarbeit heraus überzeugt, dass diese Methode enormes Potential bietet.

Die häufigsten Stolpersteine – und wie du sie umgehst

🧩 „Aber irgendwie ist doch alles wichtig?“

Klar, fühlt sich das oft so an. Für einige kann es schwierig sein, eine klare Differenzierung in der Wichtigkeit zu treffen. Hierbei helfen zusätzlich Fragen, wie:

• Welche Konsequenzen hat es, wenn ich das nicht tue?

• Welche Erwartung steht dahinter – meine oder fremde?

• Welchen Nutzen hat die Aufgabe für mein Ziel?

• Was ist der Effekt, wenn ich sie erledige?

  
  

🧩 „Ich kann das aber nicht delegieren!“

Stellt sich mit zuerst die Frage "Warum nicht?" Gibt es niemanden oder willst du es vielleicht auch gar nicht, wenn du ehrlich bist. Denkst du dir, andere machen es nicht genauso gut oder schnell wie du? Daher kümmerst du dich meist lieber selbst darum?

Wenn das der Fall ist, versuche öfter mal loszulassen und anderen zu vertrauen. Vielleicht machen sie es anders als du, aber am Ende zählt ja nicht der Weg sondern das Ergebnis. Wenn jemand es noch nicht kann, hab Geduld und zeige es ihm/ihr. Denn am Ende gewinnst du am meisten: Nämlich Zeit!

Wenn es allerdings daran liegt, dass du niemanden hast, dann verstehe den Part des Delegierens wie folgt:

• Kannst du es vereinfachen? Automatisieren? Später machen?

• Plane es in dem nur dafür absolut notwendigen Maß ein und auch nachranging zu den Aufgaben aus B und C.

🧩 „Quadrant D ist doch Zeitverschwendung.“

Genau das ist der Punkt! Dieser Quadrant macht dir bewusst, womit du unbemerkt Zeit verplemperst. Er zeigt dir auch, wohin du dich gern mal flüchtest, wenn A und B dir zu vielleicht zu anstrengend werden. Wenn dir das aber erst einmal so richtig bewusst ist, wirst du die Prokrastinations-Laster schneller hinter dir lassen können.

(Wenn du häufiger mit Prokrastination zu kämpfen hast, schau dir unbedingt meinen Online-Kurs dazu an. In "Bye Bye Prokrastination"** erfährst du alles, was wirklich hinter deinem Aufschiebeverhalten steckt und wie du es nachhaltig ablegen kannst.)

🧩 „Das alles aufzuteilen ist voll aufwendig.“

Nur am Anfang und es lohnt sich, weil du dadurch ein Gefühl entwickelst für:

✅ Was ist Fokus-Zeit?

✅ Was lenkt mich ab?

✅ Was kann weg?

Visualisiere es! Ob im Notizbuch, auf einem Whiteboard oder digital in deiner To-do-App – Hauptsache, du siehst es. Wenn du nicht weißt, wie du das konkret machen kannst: Schreib mir gern. 😊

Hier ist auch ein Vorlagenblock* in dem du das super eintragen kannst.

Fazit: Wer nicht priorisiert, verliert.

Wenn du nicht bewusst entscheidest, was dir wichtig ist, dann wird das Leben es für dich tun – und das endet meist im Stress. Du musst nicht alles perfekt machen. Aber fang an, bewusste Entscheidungen zu treffen. Du wirst staunen, wie viel sich dadurch verändert.

Und falls du dir Unterstützung wünschst… 💌

In meiner 7-Tage-Zeitmanagement-Challenge** für nur 7€ bekommst du nicht nur ein praktisches Workbook, sondern auch:

✨ Eine klare Anleitung zum Prioritäten setzen

✨ Weitere Tools, um endlich mehr Zeit für dich & dein Business zu schaffen

✨ Impulse, wie du deinen Alltag entschleunigen und dennoch fokussierter werden kannst

Lass dich nicht länger treiben – sondern setz den Kurs selbst.

🧭Ich freu mich, dich dabei zu begleiten!

Folge mir auch gern auf Instagram, dort teile ich weitere Tipps und Tricks, sowie Ausschnitte aus meinem Alltag.

*diese Links sind Affliate Links. Wenn du über diesen Link das Produkt kaufst unterstützt mich und meine Arbeit, da ich einen kleinen prozentualen Anteil des Warenwertes erhalte. Das ändert aber natürlich nichts an deinem Kaufpreis.

** Eigenwerbung